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人事档案管理

来源:嘉路人才网-广西专业的人才招聘市场    发布日期:2012年12月27日

【嘉路人才】

(一)查(借)阅
  
一、查阅单位须填写《人事档案查阅审批表》,并履行审批手续。
   二、档案一般不外借。特殊情况需要外借的,须保证档案绝对安全,并在一周内归还。
   三、查档人员不得查阅本人的档案。
   四、纪检监察人员查阅人员档案,需由领导签署意见。

(二)材料收集
   一、收集范围履历表,自传,鉴定、考核、考察材料、学历、评聘专业技术职务、奖励、处分材料,录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、离退休、退职审批表和登记表,以及其他可供组织参考的材料。
   二、收集方法
   1、建立送交材料的制度,要求形成材料的部门和单位主动送交上述材料。
   2、人事处形成的任免、工资等材料,应在15日内送人事档案处。
   3、人事档案管理人员应主动联系,及时索要。
   4、向有关单位和部门发出“短缺材料催要通知单”,进行催要。
   5、发现不符合归档要求的材料,及时通知形成档案材料的部门补送材料或补办手续。

(三)鉴别归档
   一、鉴别材料:鉴别收到材料是否属于所管干部、工人材料及应归入干部档案内容。
   二、审查材料:审查材料是否齐全、完整,手续是否完备。凡查不清楚或对象不明确的,不能归档;凡手续不完备的材料,须补办手续后再归档。
   三、审核档案:档案中缺少材料,应及时进行登记并收集补充。
   四、及时归档:经鉴别无误属归档的材料,及时归入档案盒带中,不允许出现“散乱”现象。

(四)转递
   一、干部管理权限变动后,及时转递档案。
   二、档案转出前。按规定进行认真的整理装订。
   三、转递档案必须详细登记“干部档案转递通知单”的项目。
   四、转出档案半个月内回执未退回的,要及时发出“催要档案回执通知单”进行催问,以免档案丢失。
   五、收到档案经检查、核对无误后,应在回执上签名盖章,并将回执立即退回。

(五)检查核对
   一、人事档案管理以“人事档案统计台帐”为基础,做到底数日清月结。
   二、人事档案分别按单位和档案编号建立名册,发现错号或放错位置的,要及时纠正。
   三、每年年底对所管人事档案进行清库,彻底核对底数,做到帐档相符。
   四、做好所管档案的年度统计工作。

(六)保管保密
   一、人事档案的保管,坚持安全保密、便于查找的原则。
   二、人事档案卷皮、目录和备用袋做到规格统一、样式一致。
   三、每两年对所管人事档案进行一次零散材料的装订,并填写目录。
   四、经常检查档案柜及库房的防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防高温的设施和安全措施。
   五、人事档案集中存放在档案柜及库房,任何人不得私自保存他人档案。
   六、严格按照有关规定利用档案,严防泄露档案机密,非档案工作人员不准擅自进入档案库房。
   七、不断研究和改进档案的管理方法和保管技术,逐步实现档案的科学化、规范化、现代化管理。

(七)人事档案管理人员职责
   一、按照《条例》规定,负责人事档案材料的收集,认真细致地做好鉴别归档和整理工作。
   二、负责办理人事档案的查阅、借用、转递。
   三、做好人事档案的安全、保密、保护工作。
   四、搞好人事档案工作的调查研究,结合工作实际,及时提出建议和意见。
   五、努力工作,争取改善档案库房的保管条件,提高管理水平。
   六、办理领导交办的其他工作。

(八)接收档案材料归档工作要求
   一、调档:接到任免通知后,一周内发出“干部档案催要通知单”调档。
   二、鉴别:对接收的档案材料进行认真鉴别,如有涂改,及时记录并上报。
   三、登记:建立登记册,对接收档案逐档进行认真登记后,编号入库。
   四、归档:属归档材料,及时归入档案盒带内。
   五、检查:认真核对姓名、编号,避免装错或放错位置